ZMENA ORGANIZAČNEJ ŠTRUKTÚRY
Vybudovanie organizácie, ktorá je rovnako pružná ako výkonná, je pravdepodobne jednou z najzákladnejších výziev, pred ktorými dnes firmy stoja. Gary Hamel
Požiadavky zákazníka
V minulom roku, presne na Silvestra, ma prekvapil mail, v ktorom ma manažérka vzdelávania významnej slovenskej firmy prosila o vypracovanie ponuky na tému modelovanie a optimalizácia organizačnej štruktúry. Počas prípravy ponuky som sa hlbšie zamyslela nad optimalizáciou organizačnej štruktúry a tiež som si zaspomínala na naozaj zaujímavé zmeny organizačnej štruktúry, ktoré som osobne zažila.
Procesy
Projekty procesného riadenia obyčajne končia meraním a zlepšovaním procesov, ale iba osvietení manažéri vedia, že zmena procesov má za následok aj ďalšie významné zmeny v organizácii, medzi ktoré nepochybne patrí aj zmena organizačnej štruktúry. Prax je však iná.
Manažéri nás často oslovujú s požiadavkou na zavedenie procesného riadenia a hneď na prvom stretnutí vytiahnu obrázok organizačnej štruktúry. Vždy sa na vymaľovaný obrázok pekne pozriem a poďakujem. Vrcholový manažment organizácie nás veľakrát prosil, aby sme urobili poriadok vo firme, myslel tým v organizačnej štruktúre. Keď sa druhýkrát pozriem na obrázok a poďakujem, riskujem, že ma z firmy vyhodia. Zbytočne im hovorím, že my ideme zavádzať procesné riadenie a že procesy sú na prvom mieste a organizačná štruktúra na druhom mieste. Stále mi neveria. Pri treťom pozretí na obrázok už obyčajne rezignujú a venujú sa tomu, čo je najviac potrebné pre zavedenie procesného riadenia-procesom. Tento scenár s obrázkom organizačnej štruktúry sa opakuje pravidelne. Na konci identifikácie a dokumentovania procesov manažéri na organizačnú štruktúru úplne zabudnú. Pokiaľ ešte raz padne otázka o organizačnej štruktúre, je to dobré znamenie, pretože vtedy nastal ten správny čas, aby sme navrhli novú organizačnú štruktúru, nové zodpovednosti, nové kompetencie, nové pracovné náplne a nové systémy merania výkonnosti procesov aj zamestnancov.
Organizačná štruktúra
Procesy
Projekty procesného riadenia obyčajne končia meraním a zlepšovaním procesov, ale iba osvietení manažéri vedia, že zmena procesov má za následok aj ďalšie významné zmeny v organizácii, medzi ktoré nepochybne patrí aj zmena organizačnej štruktúry. Prax je však iná.
Manažéri nás často oslovujú s požiadavkou na zavedenie procesného riadenia a hneď na prvom stretnutí vytiahnu obrázok organizačnej štruktúry. Vždy sa na vymaľovaný obrázok pekne pozriem a poďakujem. Vrcholový manažment organizácie nás veľakrát prosil, aby sme urobili poriadok vo firme, myslel tým v organizačnej štruktúre. Keď sa druhýkrát pozriem na obrázok a poďakujem, riskujem, že ma z firmy vyhodia. Zbytočne im hovorím, že my ideme zavádzať procesné riadenie a že procesy sú na prvom mieste a organizačná štruktúra na druhom mieste. Stále mi neveria. Pri treťom pozretí na obrázok už obyčajne rezignujú a venujú sa tomu, čo je najviac potrebné pre zavedenie procesného riadenia-procesom. Tento scenár s obrázkom organizačnej štruktúry sa opakuje pravidelne. Na konci identifikácie a dokumentovania procesov manažéri na organizačnú štruktúru úplne zabudnú. Pokiaľ ešte raz padne otázka o organizačnej štruktúre, je to dobré znamenie, pretože vtedy nastal ten správny čas, aby sme navrhli novú organizačnú štruktúru, nové zodpovednosti, nové kompetencie, nové pracovné náplne a nové systémy merania výkonnosti procesov aj zamestnancov.
Organizačná štruktúra
Nová organizačná štruktúra zrazu nemá 5-6 úrovní riadenia, ale 2-3 úrovne riadenia a obyčajne ju netreba niekoľkokrát prekresľovať, pretože automaticky vyplynie zo štruktúry procesov. Mnohokrát som videla usmiate tváre manažérov a ich spokojnosť, ako sa veci krásne vyriešili. Obrázok ešte stále nosia na workshopy, ale už nie je centrálnym predmetom ich záujmu. Pokiaľ majú záujem o obrázok novej organizačnej štruktúry, nemusia ho už dokonca ani kresliť, pretože ho vytlačíme zo softvérového nástroja pre modelovania procesov a organizačnej štruktúry. Pekné, však?
Zavedením procesného riadenia sa organizačná štruktúra stáva jednoduchšou. Zmenší sa počet úrovní riadenia, zmenší sa počet organizačných útvarov, jasne sú definované zodpovednosti, absolútne prehľadne sú vytvorené pracovné náplne zamestnancov, sú zavedené nové systémy riadenia, ktoré súvisia s novou organizačnou štruktúrou. Tento ideálny prípad je skôr výnimočný a vyžaduje silný záujem manažmentu, aby boli veci dotiahnuté do úspešného konca. Stávajú sa však aj zázraky.
Zmena organizačnej štruktúry je ťažká vec a vyžaduje veľa práce. Nestačí iba prekresliť obrázok organizačnej štruktúry. Úplne najťažšie zmeny organizačnej štruktúry súvisia s reštrukturalizáciou, unbundlingom, akvizíciou, zavedením nových procesov a zmenou existujúcich procesov, kedy riešime veľkú fragmentáciu procesov, dlhé časy čakania na vstupy z iných procesov a veľké časy rozhraní procesov, kedy je proces fyzicky lokalizovaný na inom mieste.
Manažéri
Vrcholový manažment organizácie niekedy však nehovorí o zmene organizačnej štruktúry, hoci na ňu neustále myslí a svoje zámery dlho tají. Požiadavky na zmenu organizačnej štruktúry sú skryté pod názvom ISO a až na konci projektu sa zrazu vyjasní, čo si vlastne manažment želá. To sú takzvané politické projekty, kedy sa do kolóniek organizačnej štruktúry nepíšu mená zamestnancov, ale názvy politických strán a na konci projektu je konzultantom predhodený elaborát, ktorý je potrebné zapracovať do záverečnej správy. Osobne som zažila jeden takýto projekt a dosť. Ďalšie moje politické projekty sa už nekonali, pretože spomenutý elaborát neodpovedal požiadavkám normy ISO a do záverečnej správy som ho odmietla dať. Bolo mi to veľmi ľúto.
Smutné sú tiež projekty procesného riadenia, ktoré sa po odchode konzultantov zmenia na upevnenie moci manažérov a neodborné prepúšťanie zamestnancov, pričom na začiatku projektu bolo povedané, že prepúšťať sa nebude. Takýto postup je naozaj smutný, pretože kazí obrovské množstvo vykonanej práce a vrhá tiež zlý tieň na procesné riadenie, ktoré za to všetko môže. Neverte takýmto manažérom. Ide im iba o jedno-o moc. S poctivou prácou to nemá nič spoločné.
Zamestnanci
Na druhej strane, existujú projekty, kedy manažment otvorene žiada optimalizáciu organizačnej štruktúry s presne vyčísleným percentom, alebo počtom zamestnancov, ktoré chce prepustiť. Tento prístup je čestnejší, ako ten predchádzajúci, hoci je tiež neodborný. Úlohou konzultantov je vypočítať to tajomné číslo a navrhnúť zmenu organizačnej štruktúry. Osobne som zažila dva takéto projekty. Obidva však dopadli po optimalizácii opačne, ako si želal manažment. Výpočet ukázal, že zamestnanci sú preťažení a že je potrebné navýšiť ich počet. Po predložení záverečnej správy sme čakali, že nebude uhradená faktúra za konzultačné služby. Nestalo sa však tak a manažéri naše výpočty zobrali vážne a navýšili počet zamestnancov. Takíto manažéri si zaslúžia pochvalu, pretože to s optimalizáciou organizačnej štruktúry mysleli naozaj vážne. Ako vidíte, stávajú sa aj neuveriteľné veci, ktoré nás konzultantov veľmi tešia.
V praxi som sa stretla aj s prípadom, kedy sa síce predpokladala zmena organizačnej štruktúry, ale organizačné analýzy ukázali, že nie je potrebné prepúšťať zamestnancov, ale stačí optimalizovať proces a zmeniť pracovné zaradenie zamestnancov. Tieto projekty sú najkrajšie, pretože naozaj objektívne, na základe procesov a výpočtov, ukážu manažérom nové možnosti usporiadania práce zamestnancov. Vtedy sú procesy veľkým pomocníkom pre konzultantov a majú neoceniteľný význam pre manažérov a ich organizáciu.
Dôvody zmeny organizačnej štruktúry-zhrnutie
Organizačná štruktúra
- Reštrukturalizácia.
- Unbundling.
- Akvizícia.
- Veľa úrovní riadenia.
- Veľa organizačných útvarov.
- Nejasná organizačná štruktúra.
Procesy
- Veľká fragmentácia procesov.
- Veľké čakanie na vstupy od iných procesov.
- Zavedenie nových procesov.
- Veľké časy procesov-roztrhnutý proces-lokalizácia.
Manažéri
- Politické rozhodnutia manažmentu.
- Mocenské záujmy manažmentu.
- Zmena kompetencií a zodpovedností manažmentu.
Zamestnanci
- Optimalizácia počtu funkčných miest.
- Optimalizácia počtu zamestnancov.
- Zvýšenie vyťaženia a produktivity zamestnancov.
- Zmena pracovného zaradenia zamestnancov.
Pokiaľ vás zmena organizačnej štruktúry zaujala, rada sa s vami podelím o svoje skúsenosti na seminári s názvom:
Zmena organizačnej štruktúry: seminár
Zmena organizačnej štruktúry: služby
Zavedením procesného riadenia sa organizačná štruktúra stáva jednoduchšou. Zmenší sa počet úrovní riadenia, zmenší sa počet organizačných útvarov, jasne sú definované zodpovednosti, absolútne prehľadne sú vytvorené pracovné náplne zamestnancov, sú zavedené nové systémy riadenia, ktoré súvisia s novou organizačnou štruktúrou. Tento ideálny prípad je skôr výnimočný a vyžaduje silný záujem manažmentu, aby boli veci dotiahnuté do úspešného konca. Stávajú sa však aj zázraky.
Zmena organizačnej štruktúry je ťažká vec a vyžaduje veľa práce. Nestačí iba prekresliť obrázok organizačnej štruktúry. Úplne najťažšie zmeny organizačnej štruktúry súvisia s reštrukturalizáciou, unbundlingom, akvizíciou, zavedením nových procesov a zmenou existujúcich procesov, kedy riešime veľkú fragmentáciu procesov, dlhé časy čakania na vstupy z iných procesov a veľké časy rozhraní procesov, kedy je proces fyzicky lokalizovaný na inom mieste.
Manažéri
Vrcholový manažment organizácie niekedy však nehovorí o zmene organizačnej štruktúry, hoci na ňu neustále myslí a svoje zámery dlho tají. Požiadavky na zmenu organizačnej štruktúry sú skryté pod názvom ISO a až na konci projektu sa zrazu vyjasní, čo si vlastne manažment želá. To sú takzvané politické projekty, kedy sa do kolóniek organizačnej štruktúry nepíšu mená zamestnancov, ale názvy politických strán a na konci projektu je konzultantom predhodený elaborát, ktorý je potrebné zapracovať do záverečnej správy. Osobne som zažila jeden takýto projekt a dosť. Ďalšie moje politické projekty sa už nekonali, pretože spomenutý elaborát neodpovedal požiadavkám normy ISO a do záverečnej správy som ho odmietla dať. Bolo mi to veľmi ľúto.
Smutné sú tiež projekty procesného riadenia, ktoré sa po odchode konzultantov zmenia na upevnenie moci manažérov a neodborné prepúšťanie zamestnancov, pričom na začiatku projektu bolo povedané, že prepúšťať sa nebude. Takýto postup je naozaj smutný, pretože kazí obrovské množstvo vykonanej práce a vrhá tiež zlý tieň na procesné riadenie, ktoré za to všetko môže. Neverte takýmto manažérom. Ide im iba o jedno-o moc. S poctivou prácou to nemá nič spoločné.
Zamestnanci
Na druhej strane, existujú projekty, kedy manažment otvorene žiada optimalizáciu organizačnej štruktúry s presne vyčísleným percentom, alebo počtom zamestnancov, ktoré chce prepustiť. Tento prístup je čestnejší, ako ten predchádzajúci, hoci je tiež neodborný. Úlohou konzultantov je vypočítať to tajomné číslo a navrhnúť zmenu organizačnej štruktúry. Osobne som zažila dva takéto projekty. Obidva však dopadli po optimalizácii opačne, ako si želal manažment. Výpočet ukázal, že zamestnanci sú preťažení a že je potrebné navýšiť ich počet. Po predložení záverečnej správy sme čakali, že nebude uhradená faktúra za konzultačné služby. Nestalo sa však tak a manažéri naše výpočty zobrali vážne a navýšili počet zamestnancov. Takíto manažéri si zaslúžia pochvalu, pretože to s optimalizáciou organizačnej štruktúry mysleli naozaj vážne. Ako vidíte, stávajú sa aj neuveriteľné veci, ktoré nás konzultantov veľmi tešia.
V praxi som sa stretla aj s prípadom, kedy sa síce predpokladala zmena organizačnej štruktúry, ale organizačné analýzy ukázali, že nie je potrebné prepúšťať zamestnancov, ale stačí optimalizovať proces a zmeniť pracovné zaradenie zamestnancov. Tieto projekty sú najkrajšie, pretože naozaj objektívne, na základe procesov a výpočtov, ukážu manažérom nové možnosti usporiadania práce zamestnancov. Vtedy sú procesy veľkým pomocníkom pre konzultantov a majú neoceniteľný význam pre manažérov a ich organizáciu.
Dôvody zmeny organizačnej štruktúry-zhrnutie
Organizačná štruktúra
- Reštrukturalizácia.
- Unbundling.
- Akvizícia.
- Veľa úrovní riadenia.
- Veľa organizačných útvarov.
- Nejasná organizačná štruktúra.
Procesy
- Veľká fragmentácia procesov.
- Veľké čakanie na vstupy od iných procesov.
- Zavedenie nových procesov.
- Veľké časy procesov-roztrhnutý proces-lokalizácia.
Manažéri
- Politické rozhodnutia manažmentu.
- Mocenské záujmy manažmentu.
- Zmena kompetencií a zodpovedností manažmentu.
Zamestnanci
- Optimalizácia počtu funkčných miest.
- Optimalizácia počtu zamestnancov.
- Zvýšenie vyťaženia a produktivity zamestnancov.
- Zmena pracovného zaradenia zamestnancov.
Pokiaľ vás zmena organizačnej štruktúry zaujala, rada sa s vami podelím o svoje skúsenosti na seminári s názvom:
Zmena organizačnej štruktúry: seminár
Zmena organizačnej štruktúry: služby
Žiadne komentáre:
Zverejnenie komentára