Zlepšovanie procesov: článok

ZLEPŠOVANIE PROCESOV

Existuje spôsob ako sa to dá urobiť lepšie. Nájdite ho. T. A. Edison

Zlepšovanie procesov patrí k základným princípom moderného manažmentu, ktorý bol vyvinutý na paradigme efektívnosti, alebo riešení problémov neefektívnosti. Moderný manažment sa sústreďuje na jeden problém: ako maximalizovať prevádzkovú efektívnosť a spoľahlivosť a týmto pomáha zásadným spôsobom zvyšovať výkonnosť organizácie.

Spôsob ako dosiahnuť zlepšenie výkonnosti organizácie je cez zlepšovanie procesov. Zlepšovanie procesov patrí preto k strategickým iniciatívam organizácie. Zvýšená výkonnosť organizácie prináša úžitok nielen organizácii, ale aj iným zainteresovaným stranám.

Zlepšovanie procesov

Zlepšovanie procesov je opakujúca sa činnosť pre zvyšovanie schopnosti plniť požiadavky. Všetky aktivity, ktoré smerujú k zvyšovaniu výkonnosti procesov, preto môžeme označiť ako zlepšovanie procesov. Pod zlepšovanie procesov zahŕňame aj také aktivity, ktoré vedú k dosiahnutiu novej, doposiaľ nedosiahnutej úrovne v akýchkoľvek oblastiach života organizácie.

Všetky podnety, ktoré vedú k zlepšovaniu (výsledky interných auditov, sebahodnotenia, merania výkonnosti procesov, merania spokojnosti zamestnancov, merania spokojnosti zákazníkov, benchmarking ...), majú jedného spoločného menovateľa: snahu znižovať náklady a zvyšovať hodnotu pre zákazníka. Táto snaha je najčastejším motorom zlepšovania procesov.

Spôsoby zlepšovania procesov

Existujú dva základné spôsoby, ako riadiť zlepšovanie procesov:

- Skokové projekty, ktoré buď vedú k revidovaniu a zlepšovaniu existujúcich procesov, alebo k uplatneniu nových procesov, známe pod pojmom Business Process Reengineering - BPR. Reengineering znamená zásadné prehodnotenie a radikálnu rekonštrukciu (redesign) podnikových procesov tak, aby mohlo byť dosiahnuté dramatické zdokonalenie z hľadiska merania výkonnosti, ako sú náklady, kvalita a rýchlosť.

- Priebežné zlepšovanie v malých krokoch, ktoré vykonávajú zamestnanci v rámci existujúcich procesov, známe pod pojmom Business Process Improvement - BPI. Zlepšovanie sa zameriava nielen na riešenie problémov v procesoch, ale aj na prevenciu a zlepšovania, ktoré sú založené na trendoch.

Metódy zlepšovania procesov

Úspech revolučného i evolučného zlepšovania procesov vyžaduje uplatnenie známeho postupu, alebo procesu zlepšovania, ktorý je uvedený v metodike zlepšovania procesov.

V predchádzajúcom príspevku som uviedla postupy, ktoré vychádzajú zo životného cyklu procesov (stratégia, návrh procesov, meranie procesov, analýza procesov, zlepšovanie procesov a riadenie zmien). Metodiky riešenia problémov sú založené na Demingovom cykle PDCA.

V praxi sú známe ďalšie tri metódy zlepšovania procesov: Lean, Six Sigma a TOC, ktorých cieľom je minimalizovať náklady, minimalizovať rozptyl a maximalizovať prietok v procesoch. 

Metóda Lean sa zameriava na väzby medzi procesmi a plynulý hodnotový tok, tým, že odstraňuje činnosti, ktoré nepridávajú hodnotu a spôsobujú plytvanie. Je zameraná na rýchlosť procesu. Metóda Six Sigma sa sústreďuje na zlepšovanie procesov, ktoré pridávajú hodnotu. Je orientovaná na kvalitu.

Organizácie v snahe znižovať náklady sa snažia odstraňovať príčiny variability, ktorá má zásadný vplyv na výkonnosť procesov. Variabilita je rozsah, v ktorom sa vzájomne líšia hodnoty sledovaných dát, procesov a funkcií. Nezvládnutá variabilita v procesoch je častou príčinou väčšiny strát a plytvania v procesoch.

Prístup, ktorý im to umožňuje, poznáme pod názvom Lean Six Sigma. Táto strategická iniciatíva sa snaží o elimináciu činností, ktoré nepridávajú hodnotu a razantné znižovanie variability u činností, ktoré hodnotu pridávajú. Z pohľadu procesného riadenia to znamená vykonávať správne činnosti hneď na prvýkrát a to tak, aby boli splnené všetky požiadavky zákazníka a zainteresovaných strán. 

Metóda TOC je zameraná na poznanie obmedzení a úzkych miest v procese (najväčšia rozpracovanosť, najväčšie zásoby, najväčší dopyt po produktoch) s cieľom ich eliminácie a zvýšenia prietoku (množstvo peňazí, ktoré vyprodukujú procesy za jednotku času). Prietok zvyšujeme spoľahlivejšími dodávkami, kratšími dodacími lehotami, flexibilnejšou dodávkou ako konkurencia, menšími výrobnými dávkami, čo má priamy dopad na nižšie zásoby materiálu a rozpracovanosť výroby. Nižšie zásoby a rozpracovanosť spolu s vyššími tržbami (menej hotových výrobkov v distribučných a expedičných skladoch) vedú k nižším jednotkovým nákladom, čo vedie k nižším prevádzkovým nákladom. 

Výber metódy zlepšovania súvisí s cieľom a témou projektu zlepšovania. Keď je akútna potreba skracovania priebežnej doby procesu, je vhodné uplatniť metódu Lean. V prípade, že zákazníci vyžadujú redukciu variability znakov kvality produktov, mala by sa použiť metóda Six Sigma.  Metóda TOC by mala byť uplatnená vtedy, ak chceme zvyšovať prietok.

Zlepšovanie procesov a zapojenie zamestnancov

Iste budete so mnou súhlasiť, že zlepšovanie procesov nie je možné bez aktívneho zapojenia zamestnancov a rozvoja ich tvorivosti. Aby sa zvýšilo povedomie zamestnancov o zlepšovaní procesov a dosiahlo sa ich širšie zapojenie do zlepšovania, vedenie organizácie musí:

- Vytvárať malé skupiny, pričom vedúceho skupiny si zvolia členovia skupiny - sloboda.

- Umožniť zamestnancom, aby svoje pracoviská riadili a zlepšovali sami - sebariadenie.

- Rozvíjať znalosti, skúsenosti a schopnosti zamestnancov - rast.

Prajem vám veľa úspechov pri zlepšovaní procesov vašej organizácie. Pomôckou pri zlepšovaní procesov môže byť pre vás balíček produktov a služieb zlepšovania procesov.

Zlepšovanie procesov: článok
Zlepšovanie procesov: produkty
Zlepšovanie procesov: služby

Literatúra:

Jiři Cienciala a kol.: Procesně řízená organizace, tvorba, rozvoj a měřitelnost procesů, Professional Publishing, 2011

Príjemný jarný, predveľkonočný deň vám praje

Marta Krajčíová