Procesná kancelária

PROCESNÁ KANCELÁRIA

Michael Hammer a Lisa W. Hershman

Procesná kancelária

Procesná kancelária je nervové centrum podniku, odkiaľ sa riadi celý transformačný program. Musia ju riadiť odborní poradcovia na zavádzanie procesov, ktorí vnášajú do prestavby procesov odborné znalosti a nezávislý pohľad. Procesná kancelária nie je iba voľným súborom samostatných konzultantov. Pracuje ako teleso, ktoré sa zaoberá vzájomnými vzťahmi a väzbami medzi procesmi a rieši problémy medzi členmi procesných tímov. Zameranie na procesy pomáha ľuďom vidieť ďalej ako sú hranice ich funkčnej špecializácie a pomáha im uvedomiť si, ako ich práca ovplyvňuje kolegov zapojených do rovnakého procesu. Procesná kancelária plní integračnú úlohu.

Okrem integračnej a poradnej roly určuje procesná kancelária tiež štandardy a vynucuje ich dodržiavanie. Kreativita a predstavivosť tímov pri návrhu procesov sa nemôže týkať techník a metód, ktoré sa používajú. Nechať každý tím, aby si vymýšľal alebo vyberal vlastné metodické postupy, je plytvanie energiou. Procesná kancelária investuje energiu a peniaze do výberu, alebo vypracovania postupov, ktoré používa celý podnik. Procesná kancelária plní metodickú rolu. 

Procesná kancelária je miestom, ktoré má celkový prehľad o všetkých bežiacich procesoch a podprocesoch, vrátane ich popisu, vstupov, výstupov a vzájomných väzieb a vzťahov.

Procesná kancelária riadi tiež všetky komunikačné programy a informuje zamestnancov podniku o transformačnom projekte a jeho postupe. Procesná kancelária zaisťuje, aby všetky správy do seba zapadali, používa zhodnú terminológiu, vzájomne zladené témy a časový harmonogram.

Procesná kancelária riadi celé transformačné úsilie a dohliada na úplné portfólio projektov, ktoré zavádzajú jednotlivé zmeny. Projekt je cieleným súborom aktivít, ktoré sa riadia časovým harmonogramom a vedú k dosiahnutiu špecifického výsledku. Každý vlastník procesu dohliada na priebeh projektu, ktorý sa vzťahuje k jeho procesu. Procesná kancelária dohliada na priebeh všetkých projektov v rámci všetkých procesov a tým plní projektovú rolu.

Úlohy procesnej kancelárie
- Celkový plán práce a časový harmonogram.
- Sledovanie postupu.
- Audity a overovanie kvality.
- Riadenie zdrojov.
- Rozpočet.
- Najlepšie postupy a získané ponaučenia-skúsenosti.

Procesná kancelária zhromažďuje skúsenosti jednotlivých projektových tímov, tak, že každý z nich nemusí prácne objavovať niečo, čo už pred ním objavili iní. 

Základné pravidlá úspešnej procesnej kancelárie
- Malá veľkosť-3-5 členov.
- Priateľský a ústretový prístup.
- Poradenstvo, podpora a asistencia procesným tímom.
- Schopní ľudia.

Procesná kancelária nie je miestom, kde by mali získavať skúsenosti mladí analytici. Je nutné, aby v nej pracovali ľudia, ktorých si projektové tímy vážia, pretože majú dostatok skúseností, podnikateľské myslenie a hlbokú znalosť procesov. Členovia procesnej kancelária musia mať mimoriadne dobrú komunikáciu, schopnosť počúvať, urovnávať konflikty a dosahovať konsenzus (namiesto prednášok a prezentácií). Procesná kancelária je miestom, kde by mali pracovať vysoko výkonní jedinci, ktorí rozmýšľajú ako inžinieri a konajú ako diplomati. 

Procesná kancelária: článok 

Literatúra
Michael Hammer a Lisa W. Hershman: Rýchlejšie, lacnejšie, lepšie, 2013

Pekný začiatok týždňa vám praje

Marta Krajčíová